Как и где хранить офисную бумагу

Многие компании не задумываются о хранении бумаги для офиса или готовых документов, пока бумажная канцелярия своим объемом не начинает выживать сотрудников из офиса. Чтобы организовать хранение бумаги и документации, выдумать велосипед совсем не обязательно, все уже придумали за нас.

Поскольку бумага для принтера – это товар, который, чаще всего, закупается оптом, иногда его в офисе становится слишком много. Хранить бумагу лучше не распакованной, поскольку в специально обработанной упаковке такая бумага для офиса сохраняет свои заводские качества. Например, такое свойство бумаги, как влажность, очень восприимчиво к окружающей среде.

Хранимая во влажном помещении бумага непременно станнит более увлажненной, что может негативно сказаться на документах, для создания которых она предназначена. Распакованные листы для удобства можно хранить непосредственно в лотке принтера или копира, а можно организовать хранение бумаги прямо на рабочем столе. Для этого используются специальные вертикальные лотки для бумаг. С хранением готовой документации все несколько сложнее.

Документы в компании делятся на две больших группы: документы, находящиеся в употреблении (текущая документация), и документы, вышедшие из употребления, но с не истекшим сроком давности (архивная документация).  Для хранения текущей документации в офисе используются специальные папки: папка уголок, настольный пластиковый лоток или папка скоросшиватель.

Папку уголок удобно использовать, если необходимо перенести документы из одного офиса в другой. Чаще всего на такие папки наносят логотип компании или ее название и используют их на различных собраниях и конференциях. Папка скоросшиватель или настольный лоток используются, если необходимо документы держать всегда под рукой, но, в то же время, необходимо их предохранить от внешнего воздействия.

Для хранения архивной документации используется папка скоросшиватель, папка короб, папка типа «Дело» и другие. Такие устройства для хранения различаются по объему вмещающейся документации, дизайну и функциональности. Поскольку архивная документация может понадобиться при внутренней проверке документов, а также при проверке компании сторонними службами, необходим, чтобы был обеспечен удобный доступ ко всем документам в папке. Лучший материал – это картон и пластик.

Комментарии к статье

Добавить комментарий

18 Апреля 2024

Ваше имя*

E-mail

Код подтверждения

Текст комментария*